Gestion des visiteurs : choisir son imprimante

Date : Jeudi 01 mars 2007 @ 23:19:02 :: Sujet : Gestion des Visiteurs

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La gestion des visiteurs implique l'impression de badges.

Cet article vous présente les différentes solutions d'impression disponibles en matière d'impression de badges visiteurs.


Il existe sur le marché plusieurs solutions utilisables pour l'impression des badges visiteurs.
Ces solutions présentent toutes certains avantages, mais aussi certains inconvénients.
Je vais tâcher de vous les présenter, afin de faciliter votre choix d'une solution adaptée à vos besoins.

Les badges visiteurs doivent posséder certaines caractéristiques, parfois antagonistes :
  • Ils doivent être peu coûteux, puisqu'ils sont par vocation, jetables.
  • Ils doivent être de bonne qualité, puisqu'ils véhiculent l'image de votre organisation auprès de vos visiteurs.
  • Ils doivent être faciles à fabriquer, (impression automatique et rapide), et faciles à porter (système d'attache)
  • Ils doivent pouvoir être imprimés à l'unité (ce qui exclut d'emblée les imprimantes bureautiques A4 pour leur fabrication).
Il existe en gros 3 types d'imprimantes bien adaptées à l'impression des badges visiteurs. Ces imprimantes font appel à une technologie de transfert thermique (éventuellement technologie thermique directe, pour les très petits volumes à imprimer).

  • Les imprimantes à étiquettes bureautiques à transfert thermique direct (imprimantes de type Dymo LabelWriter).
dymo.jpg Dymo LabelWriter
Ces imprimantes impriment directement sur un papier spécial thermo sensible. Elles sont très peu onéreuses, mais elles ne sont pas conçues pour imprimer de gros volumes de badges. On réservera leur usage à des besoins ponctuels (quelques visites par jour). Compte tenu de leur technologie, elles ne peuvent imprimer que sur des supports particuliers, spécialement adaptés. Il s'agit généralement d'étiquettes adhésives présentées en rouleaux. Ces étiquettes devront donc être collées sur un support ou glissées dans un porte badge en plastique, souple ou rigide. Je vous déconseille fortement de demander à vos visiteurs de coller ce type d'étiquettes directement sur les vêtements. En effet la colle peut endommager certains vêtements (cuir, soie ...). La qualité d'impression est très bonne (300 DPI), mais la durée de vie d'une étiquette est très courte (papier thermique).
  • Les imprimantes à étiquettes semi industrielles, à transfert thermique.
    tlp2844.jpgZebra TLP 2844
    Ces imprimantes utilisent un ruban encreur dont l'encre est transférée sur le support à imprimer par la chaleur. Elles ne peuvent pas imprimer en couleur. Elles utilisent différents support, présentés en rouleaux ou en paravent : cartonnettes à coins arrondis, étiquettes autocollantes en papier ou en tissus, badges cartonnés pré découpés.
    Elles supportent les gros volumes d'impression (jusqu'à 500 badges/jour maximum). La qualité d'impression est moyenne (résolution 200 DPI) mais suffisante pour des textes en monochrome. Les modèles à 300 DPI, plus coûteux, produisent des badges de meilleure qualité, et sont recommandés lorsqu'il faut imprimer un petit code à barres sur le badge. Leur design est un peu austère.


  • Les imprimantes à cartes plastique, à transfert thermique monochrome, ou à sublimation thermique couleur
tattoo.jpgEvolis Tattoo
Capables d'imprimer en monochrome sur des cartes en PVC fines, ou même des cartonnettes bristol. Elles produisent rapidement des badges de grande qualité, mais elles sont relativement coûteuses. Leur désign est souvent original et elles ne déparent pas sur une banque d'accueil.

  • Les imprimantes à cartes réinscriptibles.
tattoo.jpgEvolis Tattoo Ré inscriptible
Cette technologie qui n'est pas récente connait un regain d'intérêt chez les constructeurs qui proposent de nouvelles imprimantes à cartes ré inscriptibles. c'est le cas chez Evolis, qui propose une Tattoo pour cartes ré inscriptibles, ainsi que chez DataCard, qui propose une imprimante très interressante, capable d'imprimer en sublimation thermique couleur sur une face, et en réinscriptible sur une autre face.

Concue à l'origine pour des applications de fidélisation de clientèle, cette technologie peut s'appliquer à la gestion des visiteurs.

Les cartes utilisées possèdent une face thermo sensible sur laquelle l'imprimante peut imprimer les données. La couleur obtenue est variable, (généralament c'est un bleu plutôt pale), et la qualité d'impression est correcte, sans atteindre la qualité obtenue en transfert thermique. la stabilité dans le temps plutôt bonne. suffisante en tout cas pour l'usage que l'on veut en faire ici. Les supports sont assez onéreux à l'achat mais comme ils sont réutilisables un très grand nombre de fois, et qu'aucun consommable n'est nécessaire, cette solution peut s'avérer économique à l'usage, pourvu qu'on prenne soin de récupérer systématiquement les badges des visiteurs sortants, et qu'on prenne la peine de protéger les badges des salissures par l'utilisation de portes badges, souples ou rigides.

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Concernant les supports, les plus utilisés sont :
  • La cartonnette, au format carte de crédit (86x54 mm), de plus en plus utilisée aujourd'hui. On peut les trouver montées sur paravent, pour les imprimantes à transfert thermique, ou présentées individuellement, pour les imprimantes à cartes. Elles sont disponibles en plusieurs couleurs, et peuvent être pré imprimées avec votre logo. Perforées, on peut y fixer une attache plastique. Non perforées, on peut les utiliser dans un porte badge, ou y placer une pince clip adhésive.

  • Les badges cartonnés en rouleau, prédécoupés, adaptés aux imprimantes à étiquettes à transfert thermique. Plusieurs formats sont disponibles. certains formats présentent un coupon détachable.

  • Les étiquettes autocollantes, en papier ou en tissu, présentées en rouleaux et adaptées aux imprimantes à étiquettes à transfert thermique. Peu onéreuses, elles peuvent être également pré imprimées avec votre logo. Il convient de les coller ou de les glisser sur un support (porte badge par exemple), mais jamais directement sur les vêtements.

  • Les badges en PVC fin (0,30 à 0,50 mm) format carte de crédit, pour imprimantes à cartes (transfert thermique). Très grande qualité du support et de l'impression. Ils peuvent être pré imprimés à votre logo. On peut y fixer une attache autocollante, les glisser dans un porte badge, ou encore les perforer et leur adjoindre une attache en plastique. Pas forcément plus onéreux que les cartonnettes, ils ont le défaut de ne pas être très écologiques, d'autant que les badges Visiteurs sont des badges jetables ...

Outre le nombre de badges à imprimer, un des critères de choix les plus importants va rester le coût en consommables. Il faut tenir compte du prix du ruban (très peu élevé, de manière générale), du prix du support (avec éventuellement le coût de la pré impression du logo), et le prix des accessoires ( pince, clip, porte badge)...

Pour l'imprimante, je pense que le modèle au meilleur rapport qualité prix aujourd'hui reste le modèle semi industriel à transfert thermique monochrome (exemple Zebra TLP 2844). Robustes et fiables, ces imprimantes produisent des badges cartonnés ou des étiquettes de bonne qualité. Je les recommande en association avec des cartonnettes en bristol montées à sec sur paravent. (Avec ce type de support, il faut utiliser des rubans Résine ou Cire/Résine et régler la vitesse d'impression au minimum pour obtenir des impressions de qualité). Principal défaut, les badges cartonnés montés à sec sur paravent doivent être placés à l'extérieur de l'imprimante, ce qui est encombrant, inesthétique et peu pratique. Les supports présentés en rouleaux peuvent en revanche être placés à l'intérieur de l'imprimante (Attention au diamètre du rouleau et du mandrin, qui doit être compatible avec l'imprimante utilisée).

La meilleure qualité de badge sera obtenue avec une imprimante à cartes à sublimation ou transfert thermique, telle l'Evolis Tattoo. Son esthétique soignée permet de l'installer sur les banques d'accueil, elle est rapide et efficace, mais elle reste hélas chère à l'achat. Quant au coût des consommables, il est sensiblement identique à celui des imprimantes à étiquettes semi industrielles. Je les recommande en association avec des cartonnettes. (attention, toutes les imprimantes à cartes ne sont pas capables d'imprimer sur cartonnettes).

Si par ailleurs, vous devez également fabriquer en interne les badges PVC de votre personnel, je vous recommande alors vivement d'acquérir une imprimante à cartes couleur, qui peut imprimer également en monochrome sur cartonnettes (Evolis Pebble par exemple). A peine plus chère qu'une imprimante à cartes monochrome, elle vous permettra d'imprimer vos badges visiteurs en carton et vos badges permanents en PVC, vous faisant réaliser l'économie de l'achat d'une seconde imprimante.

Les nouvelles imprimantes à cartes réinscriptibles peuvent également être utilisées. Si l'investissement initial (imprimante et cartes réinscriptibles) est élevé, cette solution peut s'avérer économiques à l'usage, puisque les coûts en consommables sont nuls.

Dans un prochain article, je vous présenterai en détail quelques modèles d'imprimantes utilisables avec une gestion de visiteurs.

Bruno Blanes









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